Dans les hôtels, résidences et entreprises, il est fréquent que la réception gère la réception ou la remise de colis pour le compte des clients, fournisseurs ou employés. Mais dès que la responsabilité juridique entre en jeu, il est essentiel d’avoir une procuration signée autorisant clairement le retrait ou le dépôt temporaire du colis.
Avec FastReplySignature, ce processus devient numérique, traçable et sans risque d’erreur.
- Envoi instantané d’un formulaire de procuration personnalisé via smartphone
- Signature électronique guidée et intuitive, même pour les utilisateurs peu à l’aise avec le numérique
- Archivage automatique et accès rapide au document signé
📌 Interview – Giulia, réceptionniste dans un hôtel 4 étoiles à Milan, témoigne
Nous avons demandé à Giulia, réceptionniste dans un hôtel business au centre de Milan, comment se passait la gestion des colis avant et après l’arrivée de FastReplySignature.
Comment c’était avant?
« On gérait tout sur papier : les clients nous laissaient une procuration manuscrite ou nous demandaient de retirer des colis pour eux. Mais c’était le chaos. Les signatures étaient souvent incomplètes ou illisibles, et chaque document devait être imprimé, scanné, archivé… Une perte de temps, et un risque pour l’hôtel. »
Et aujourd’hui avec la signature numérique?
« À la réception, il suffit de choisir le bon modèle, d’entrer le nom du client, et en quelques secondes, on envoie la procuration par WhatsApp ou email. Le client signe depuis son téléphone, sans rien télécharger. Le fichier signé arrive immédiatement dans notre espace sécurisé. Simple, rapide, et en cas de contrôle, tout est documenté. »
Quels avantages avez-vous constaté?
« On économise du papier et du temps. Mais surtout, on a la certitude que chaque procuration de retrait de colis est juridiquement correcte, signée et enregistrée. Et cela nous protège énormément. »
✅ Les principaux avantages pour hôtels et bureaux
- Gestion numérique des procurations: plus besoin d’imprimer, signer et archiver des documents papier.
- Signature électronique juridiquement valide, même sur smartphone.
- Archivage structuré et traçable, accessible à tout moment.
- Expérience moderne pour les clients et employés, synonyme d’efficacité et de professionnalisme.
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