In Hotels, Residenzen und Unternehmen ist es keine Seltenheit, dass die Rezeption die Annahme oder Abgabe von Paketen im Namen von Gästen, Lieferanten oder Mitarbeitenden übernimmt. Doch sobald rechtliche Verantwortung ins Spiel kommt, ist es wichtig, eine unterschriebene Vollmacht zu haben, die die Abholung oder vorübergehende Aufbewahrung eindeutig erlaubt.
Mit FastReplySignature wird dieser Prozess digital, nachvollziehbar und fehlerfrei.
- Sofortiger Versand individueller Vollmachtsformulare per Smartphone
- Geführte, intuitive elektronische Unterschrift, auch für weniger technikaffine Nutzer
- Automatische Archivierung und schneller Zugriff auf das unterschriebene Dokument
📌 Interview – Giulia, Rezeptionistin in einem 4-Sterne-Hotel in Mailand, berichtet
Wir haben Giulia, Rezeptionistin in einem Business-Hotel im Zentrum Mailands, gefragt, wie die Paketabwicklung vor und nach der Einführung von FastReplySignature ablief.
Wie war es vorher?
„Wir haben alles auf Papier gemacht: Die Gäste hinterließen uns handschriftliche Vollmachten oder baten uns, Pakete für sie abzuholen. Das war ein Chaos. Die Unterschriften waren oft unvollständig oder unleserlich, und jedes Dokument musste gedruckt, eingescannt, archiviert werden… Eine Zeitverschwendung und ein Risiko für das Hotel.“
Und heute mit der digitalen Signatur?
„An der Rezeption wählen wir einfach die richtige Vorlage aus, geben den Namen des Gastes ein, und in wenigen Sekunden schicken wir die Vollmacht per WhatsApp oder E-Mail. Der Gast unterschreibt direkt am Handy, ohne etwas herunterladen zu müssen. Die unterschriebene Datei landet sofort in unserem geschützten Bereich. Einfach, schnell – und falls es eine Kontrolle gibt, haben wir alles dokumentiert.“
Welche Vorteile habt ihr bemerkt?
„Wir sparen Papier und Zeit. Aber vor allem haben wir die Sicherheit, dass jede Vollmacht zur Paketabholung formal korrekt, unterschrieben und erfasst ist. Das schützt uns enorm.“
✅ Die wichtigsten Vorteile für Hotels und Büros
- Digitale Verwaltung von Vollmachten: kein Ausdrucken, Unterschreiben und Archivieren mehr nötig.
- Rechtssichere elektronische Signatur, auch per Smartphone.
- Geordnetes, nachvollziehbares Archiv jederzeit zugänglich.
- Moderne Experience für Gäste und Mitarbeitende, die Effizienz und Professionalität wahrnehmen.
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