Inscripción online de socios ASD con FastReplySignature
De la solicitud de admisión a los eventos: cómo digitalizar la gestión de una ASD
Gestionar una Asociación Deportiva Amateur italiana (ASD) significa ocuparse del deporte, las actividades y las personas, pero también de una serie de documentos que deben recopilarse, organizarse y conservarse cuidadosamente.
Hace unos días nos contactó precisamente una ASD, Associazione Sportiva Dilettantistica, que buscaba un sistema sencillo para digitalizar dos actividades muy frecuentes:
- la solicitud de admisión como socio;
- la inscripción en los eventos organizados por la asociación, incluida la eventual autorización para el uso de fotos y vídeos.
El objetivo era eliminar formularios en papel, documentos enviados de un lado a otro e información dispersa entre correos electrónicos, mensajes y archivadores.
La solución elegida fue FastReplySignature para completar y firmar documentos online, junto con AquaDivePro para la gestión operativa de socios, cuotas asociativas, vencimientos y certificados médicos.
Dos herramientas diferentes utilizadas para dos necesidades complementarias.
¿Qué es una ASD?
ASD significa Associazione Sportiva Dilettantistica, es decir, una Asociación Deportiva Amateur italiana.
Es una forma asociativa utilizada para organizar y desarrollar actividades deportivas amateur sin ánimo de lucro.
Sin embargo, una ASD no es simplemente un grupo de personas que practica un deporte.
Debe disponer de un acta constitutiva y unos estatutos conformes con la normativa, establecer reglas claras para su funcionamiento y desarrollar efectivamente actividades deportivas amateur.
Los estatutos regulan, entre otros aspectos, la participación de los socios, los órganos de la asociación, la representación, la ausencia de fines lucrativos, la aprobación de las cuentas y las normas que deben seguirse en caso de disolución.
Para obtener el reconocimiento de su carácter deportivo amateur, la asociación debe respetar además los procedimientos previstos por el sistema deportivo italiano y por el Registro Nacional de Actividades Deportivas Amateur (RASD).
Por este motivo, una correcta gestión de los socios y de la documentación relacionada constituye una parte importante de la actividad cotidiana de una ASD.
¿Cuáles son algunas de las principales obligaciones de una ASD?
Las obligaciones pueden variar según el tipo de asociación, el deporte practicado, la afiliación, las actividades desarrolladas y la eventual presencia de trabajadores o colaboradores.
Sin embargo, hay algunos aspectos que aparecen con frecuencia en la gestión de una ASD.
Solicitud de admisión de nuevos socios
Quien desea convertirse en socio presenta una solicitud de admisión de acuerdo con los procedimientos establecidos en los estatutos de la asociación.
Es importante hacer una distinción.
Completar y firmar una solicitud no significa necesariamente que la persona se convierta automáticamente en socio.
Si los estatutos establecen que la solicitud debe ser evaluada y aprobada por la Junta Directiva o por otro órgano delegado, la asociación deberá completar también este paso.
FastReplySignature permite, por tanto, digitalizar la recogida de la solicitud de admisión, pero no modifica las reglas asociativas establecidas en los estatutos.
Precisamente esta distinción permite simplificar digitalmente el proceso sin alterar el funcionamiento de la ASD.
Gestión de socios y cuotas asociativas
Una vez admitido el socio, la asociación debe poder saber fácilmente quién forma parte de la ASD y, cuando corresponda, comprobar el estado de la cuota asociativa anual.
Mantener esta información actualizada evita depender de diferentes hojas de Excel, apuntes, mensajes o comprobaciones manuales cada vez que se necesita un dato.
Certificados médicos
Dependiendo de la actividad deportiva realizada, puede ser necesario comprobar la existencia y la validez del certificado médico.
La certificación médico-deportiva forma parte de la protección de la salud en las actividades deportivas, que incluye también la evaluación de la aptitud para la práctica deportiva de acuerdo con las disposiciones aplicables.
Para la actividad competitiva, el certificado previsto por la normativa es obligatorio; también existen requisitos para muchas actividades deportivas no competitivas, con determinadas excepciones.
Para una ASD resulta por tanto muy útil poder consultar inmediatamente la fecha de vencimiento del certificado médico y evitar que esta comprobación dependa únicamente de la memoria de los voluntarios o del personal administrativo.
Privacidad y protección de los datos personales
Una ASD trata normalmente diferentes datos personales de sus socios.
Algunos pueden ser especialmente delicados: la información relativa a la salud, por ejemplo, forma parte de las categorías especiales de datos personales previstas por el RGPD.
Por ello es importante recopilar únicamente la información realmente necesaria, proporcionar a los interesados la información prevista por la normativa y determinar correctamente quién puede acceder a los datos.
Safeguarding
Entre las obligaciones que actualmente afectan al ámbito deportivo se encuentran también las relacionadas con el safeguarding, introducidas para prevenir y combatir abusos, violencia y discriminación.
Las ASD afiliadas deben prestar atención también a los modelos organizativos, códigos de conducta y demás obligaciones previstas por la normativa deportiva y por su organismo de afiliación.
La gestión digital de la documentación no sustituye, naturalmente, el trabajo del asesor, del contable o de otros profesionales que acompañan a la asociación, pero puede facilitar considerablemente la aplicación práctica de los procedimientos definidos por la ASD.
La necesidad de la ASD: digitalizar la solicitud de admisión como socio
En el caso concreto que se nos planteó, una de las primeras necesidades era muy fácil de explicar:
¿Cómo podemos hacer que la solicitud de admisión como socio se complete y firme sin utilizar papel?
Con FastReplySignature, la asociación puede preparar su propio modelo de solicitud, hacerlo rellenable directamente online y recoger una firma electrónica para asociaciones deportivas directamente dentro del documento.
El futuro socio recibe el documento mediante un enlace, que puede enviarse, por ejemplo, por correo electrónico o WhatsApp, o ponerse a disposición mediante un código QR.
Desde su smartphone puede:
- introducir los datos solicitados;
- leer las declaraciones incluidas en el formulario;
- consultar la información preparada por la ASD;
- completar otros campos o selecciones;
- firmar directamente en la pantalla;
- enviar el documento a la asociación.
No es necesario imprimir el formulario, firmarlo a mano, fotografiarlo ni entregarlo personalmente en la secretaría.
El documento completado permanece disponible en el archivo digital de FastReplySignature y puede recuperarse cuando sea necesario.
FastReplySignature no sustituye el procedimiento de admisión previsto en los estatutos
Este punto merece ser destacado.
FastReplySignature permite a la ASD recoger online la solicitud de admisión firmada por el candidato a socio.
La admisión efectiva deberá seguir posteriormente las reglas establecidas en los estatutos de la asociación.
Si, por ejemplo, los estatutos establecen que la admisión debe ser aprobada por la Junta Directiva, la ASD continuará realizando este paso.
La tecnología elimina papel, tareas repetitivas y documentos difíciles de localizar.
No sustituye a los órganos de la asociación.
Inscripciones a eventos sin formularios en papel
La misma ASD tenía también otra necesidad recurrente.
A lo largo del año organiza eventos y actividades en los que los socios deben inscribirse.
También en este caso puede utilizarse FastReplySignature para preparar un formulario específico para el evento.
El socio recibe el enlace, introduce los datos solicitados, consulta las condiciones de la actividad y confirma su participación.
Esto permite a la secretaría recoger las inscripciones de una forma más ordenada y disponer de documentación fácilmente consultable.
El formulario también puede incluir las declaraciones realmente necesarias para ese evento concreto, evitando utilizar documentos genéricos iguales para cualquier situación.
Un ejemplo similar en el sector deportivo se explica también en el caso de éxito “Inscripción en competiciones deportivas desde el smartphone”, dedicado a la digitalización de las inscripciones y de los documentos relacionados con la participación en competiciones.
Autorización para fotos y vídeos durante los eventos
Durante eventos, competiciones, encuentros y otras actividades deportivas es muy frecuente realizar fotografías y vídeos.
Por ello, la ASD de nuestro caso necesitaba gestionar también este aspecto durante la inscripción en los eventos.
Con FastReplySignature es posible incluir en el documento una sección específica relativa al uso de las imágenes.
Sin embargo, es importante que la autorización esté formulada con claridad.
El socio debe poder entender con qué fines pueden utilizarse las imágenes y en qué canales podrían publicarse, por ejemplo el sitio web, las redes sociales o el material promocional de la asociación.
Cuando la actividad implica a menores, debe prestarse aún más atención a la forma en que se recoge la autorización y a las personas legitimadas para concederla.
Por este motivo, es preferible mantener la autorización para fotos y vídeos claramente separada de las declaraciones estrictamente necesarias para participar en el evento.
En otras palabras, digitalizar un formulario no significa incluirlo todo en una única aceptación: FastReplySignature permite organizar las diferentes declaraciones de forma más clara.
Software de gestión para ASD, socios y certificados médicos
FastReplySignature resuelve muy bien la parte relacionada con la cumplimentación, firma y archivo de documentos, pero una ASD también necesita gestionar diariamente la situación de sus socios.
Para esta segunda necesidad, la asociación eligió AquaDivePro.
AquaDivePro nació con una fuerte especialización en el mundo de las asociaciones y escuelas de buceo, pero sus funciones de gestión de socios también han demostrado adaptarse a las necesidades de esta ASD, aunque no se trate de una escuela de buceo.
El software de gestión se utiliza para controlar información como:
- datos y situación de los socios;
- inscripción anual;
- pago de las cuotas;
- vencimientos;
- estado y vencimiento de los certificados médicos;
- otra información necesaria para la gestión cotidiana de la asociación.
En particular, poder comprobar el estado y el vencimiento del certificado médico sin necesidad de conservar más información sanitaria de la realmente útil puede contribuir a una gestión más ordenada y coherente con el principio de minimización de datos.
FastReplySignature y AquaDivePro: dos herramientas complementarias
La elección interesante realizada por esta ASD fue no buscar un único software que lo hiciera todo, sino utilizar cada herramienta para aquello que hace mejor.
FastReplySignature se utiliza cuando es necesario preparar un documento, hacerlo cumplimentar, recoger una firma y conservarlo digitalmente.
AquaDivePro, en cambio, se utiliza como software de gestión para tener siempre actualizada la situación del socio.
Los dos programas disponen además de una integración que permite transferir automáticamente a AquaDivePro los datos introducidos en el documento de admisión como socio, sin tener que transcribirlos ni volver a introducirlos manualmente, reduciendo todavía más las tareas operativas.
El resultado es un proceso mucho más sencillo.
De la solicitud de admisión a la vida cotidiana del socio
El flujo puede resumirse de la siguiente manera:
1. Solicitud de admisión
El candidato recibe el enlace a la solicitud, la completa y la firma online con FastReplySignature.
2. Verificación por parte de la ASD
La asociación revisa la solicitud recibida por correo electrónico y completa el procedimiento de admisión previsto por sus estatutos. Como todos los miembros de la Junta Directiva consultan el mismo buzón de correo, la solicitud llega simultáneamente a toda la Junta, facilitando y acelerando el procedimiento.
3. Gestión del socio
La información necesaria para la gestión ordinaria se organiza en AquaDivePro. Todos los solicitantes se guardan automáticamente; si una solicitud no es aceptada, basta con eliminar al solicitante del software o marcarlo como suspendido o rechazado.
4. Cuotas y vencimientos
La secretaría puede controlar con mayor facilidad la inscripción anual, las cuotas, los vencimientos y los certificados médicos.
5. Participación en eventos
Cuando se organiza un evento, el socio puede recibir el formulario de FastReplySignature de dos formas: mediante un enlace enviado a todos los socios, que permite cumplimentar el documento, o directamente desde AquaDivePro, que envía un documento personalizado con los datos del socio ya cumplimentados porque ya están disponibles en la base de datos.
6. Eventual autorización para fotos y vídeos
Dentro del formulario pueden recogerse, de forma clara y separada, las autorizaciones necesarias para fotografías y grabaciones.
7. Documentos siempre disponibles
Los formularios firmados permanecen archivados digitalmente y pueden recuperarse cuando sea necesario.
Menos papel y más tiempo para la asociación
En muchas ASD, la secretaría está gestionada por pocas personas y, muy a menudo, por voluntarios.
Cada tarea administrativa que puede evitarse representa, por tanto, tiempo que puede dedicarse al deporte, a los socios y a la organización de actividades.
Con un proceso digital es posible reducir:
- formularios impresos y archivadores;
- fotografías de documentos recibidas por WhatsApp;
- archivos adjuntos dispersos en los buzones de correo;
- transcripciones manuales;
- búsquedas entre documentos en papel;
- comprobaciones repetitivas de los vencimientos.
La ventaja más importante no consiste simplemente en “tener menos papel”.
Consiste en saber dónde se encuentra un documento y cuál es la situación de un socio cuando se necesita esa información.
Una solución útil también para ASD pequeñas
La digitalización no afecta únicamente a las grandes asociaciones.
De hecho, una ASD con pocas personas en la secretaría puede obtener un beneficio aún mayor eliminando tareas que cada semana consumen tiempo.
La solicitud de admisión puede recibirse online.
La inscripción en un evento puede completarse desde un smartphone.
La autorización para fotos y vídeos puede recogerse junto con el formulario del evento, manteniéndose claramente identificable.
Las cuotas y los vencimientos pueden comprobarse mediante el software de gestión.
Y los documentos firmados ya no necesitan buscarse dentro de un archivador.
F.A.Q. sobre la gestión digital de una ASD
¿Se puede completar online una solicitud de admisión como socio?
Sí. La solicitud puede prepararse como documento digital, completarse y firmarse online. Sin embargo, es necesario respetar el procedimiento de admisión previsto en los estatutos de cada asociación.
¿La firma de la solicitud convierte automáticamente a la persona en socio?
No necesariamente. Si los estatutos establecen una aprobación por parte de la Junta Directiva o de otro órgano delegado, la admisión debe completarse de acuerdo con dicho procedimiento.
¿FastReplySignature es un software de gestión para ASD?
No. FastReplySignature está diseñado para crear documentos rellenables online, recoger firmas electrónicas y organizar los documentos firmados.
Para la gestión operativa de socios, cuotas y vencimientos puede utilizarse junto con un software de gestión como AquaDivePro.
¿Se puede utilizar FastReplySignature también para la inscripción en eventos?
Sí. Es posible crear un documento específico para cada evento, recogiendo la información y las declaraciones necesarias y permitiendo confirmar la participación directamente online.
¿Se puede incluir también en el formulario del evento la autorización para fotos y vídeos?
Sí, siempre que la información sea clara y la autorización esté correctamente configurada respecto a los fines y canales de utilización de las imágenes. En el caso de menores, son necesarias precauciones adicionales.
¿Todos los socios de una ASD deben disponer de un certificado médico?
Depende de la actividad realizada. Para la actividad competitiva está prevista una certificación médica específica; también se exige certificación para muchas actividades deportivas no competitivas, con algunas excepciones. La ASD debe verificar las reglas aplicables a su disciplina y a sus deportistas registrados.
Digitalizar una ASD empezando por los documentos utilizados cada día
No es necesario cambiar toda la forma de trabajar de la asociación de un día para otro.
Se puede empezar por los documentos más utilizados.
Una solicitud de admisión como socio.
Un formulario para participar en un evento.
Una autorización o consentimiento para fotos y vídeos.
Con FastReplySignature, estos documentos pueden enviarse mediante un enlace, completarse y firmarse desde un smartphone y conservarse en un archivo digital.
Y combinando FastReplySignature con un software de gestión como AquaDivePro, la asociación también puede organizar socios, cuotas, certificados y vencimientos.
