ASD-Mitglieder online mit FastReplySignature anmelden
Vom Aufnahmeantrag bis zu Veranstaltungen: So digitalisieren Sie die Verwaltung eines ASD
Die Verwaltung eines **italienischen Amateursportvereins (ASD)** bedeutet, sich um Sport, Aktivitäten und Menschen zu kümmern, aber auch um zahlreiche Dokumente, die sorgfältig gesammelt, organisiert und aufbewahrt werden müssen. Vor einigen Tagen wurden wir von einem ASD – Associazione Sportiva Dilettantistica kontaktiert, der nach einer einfachen Lösung suchte, um zwei sehr häufige Abläufe zu digitalisieren:
- den Antrag auf Aufnahme als Mitglied;
- die Anmeldung zu den vom Verein organisierten Veranstaltungen, einschließlich einer möglichen Einwilligung zur Nutzung von Fotos und Videos.
Ziel war es, Papierformulare, hin- und hergeschickte Dokumente sowie Informationen zu vermeiden, die über E-Mails, Nachrichten und Aktenordner verteilt sind. Als Lösung wurde FastReplySignature für das Online-Ausfüllen und Unterzeichnen von Dokumenten gewählt, ergänzt durch AquaDivePro für die operative Verwaltung von Mitgliedern, Mitgliedsbeiträgen, Fristen und ärztlichen Attesten. Zwei unterschiedliche Werkzeuge für zwei sich ergänzende Anforderungen.
Was ist ein ASD?
ASD steht für Associazione Sportiva Dilettantistica, also einen italienischen Amateursportverein. Dabei handelt es sich um eine nicht gewinnorientierte Vereinsform zur Organisation und Durchführung von Amateursport. Ein ASD ist jedoch nicht einfach nur eine Gruppe von Menschen, die gemeinsam Sport treiben. Er muss über eine Gründungsurkunde und eine Satzung verfügen, die den geltenden Vorschriften entsprechen, klare Regeln für seine Funktionsweise festlegen und tatsächlich Amateursportaktivitäten durchführen. Die Satzung regelt unter anderem die Beteiligung der Mitglieder, die Vereinsorgane, die Vertretung, den nicht gewinnorientierten Charakter, die Genehmigung des Jahresabschlusses sowie die Regeln für den Fall einer Auflösung. Um als Amateursportverein anerkannt zu werden, muss der Verein außerdem die Verfahren des italienischen Sportsystems und des Nationalen Registers für Amateursportaktivitäten (RASD) einhalten. Eine korrekte Verwaltung der Mitglieder und der damit verbundenen Dokumente ist deshalb ein wichtiger Bestandteil des Vereinsalltags.
Welche wichtigen Pflichten hat ein ASD?
Die Pflichten können sich je nach Art des Vereins, ausgeübter Sportart, Zugehörigkeit zu einem Verband, angebotenen Aktivitäten sowie dem Vorhandensein von Arbeitnehmern oder Mitarbeitern unterscheiden. Einige Aspekte treten bei der Verwaltung eines ASD jedoch regelmäßig auf.
Aufnahmeantrag neuer Mitglieder
Wer Mitglied werden möchte, stellt einen Aufnahmeantrag gemäß den in der Vereinssatzung vorgesehenen Verfahren. Dabei ist eine wichtige Unterscheidung zu beachten. Das Ausfüllen und Unterzeichnen eines Antrags bedeutet nicht zwangsläufig, dass die betreffende Person automatisch Mitglied geworden ist. Sieht die Satzung vor, dass der Antrag vom Vorstand oder einer anderen beauftragten Stelle geprüft und angenommen werden muss, muss der Verein auch diesen Schritt durchführen. FastReplySignature ermöglicht somit die Digitalisierung der Erfassung des Aufnahmeantrags, verändert jedoch nicht die in der Satzung vorgesehenen Vereinsregeln. Gerade diese Unterscheidung ermöglicht einen einfachen digitalen Prozess, ohne die Funktionsweise des ASD zu verändern.
Verwaltung von Mitgliedern und Mitgliedsbeiträgen
Nach der Aufnahme eines Mitglieds muss der Verein jederzeit leicht feststellen können, wer dem ASD angehört und, sofern vorgesehen, ob der jährliche Mitgliedsbeitrag bezahlt wurde. Aktuelle Informationen vermeiden, dass jedes Mal unterschiedliche Excel-Dateien, Notizen, Nachrichten oder manuelle Kontrollen durchsucht werden müssen.
Ärztliche Atteste
Je nach ausgeübter Sportart kann es erforderlich sein, das Vorhandensein und die Gültigkeit eines ärztlichen Attests zu überprüfen. Die sportmedizinische Bescheinigung ist Teil des umfassenderen Gesundheitsschutzes im Sport, zu dem auch die Beurteilung der Sporttauglichkeit gemäß den jeweils geltenden Vorschriften gehört. Für Wettkampfsport ist das gesetzlich vorgesehene ärztliche Attest verpflichtend; auch für viele nicht wettkampforientierte Sportaktivitäten gelten entsprechende Pflichten mit bestimmten Ausnahmen. Für einen ASD ist es daher sehr hilfreich, das Ablaufdatum des ärztlichen Attests unmittelbar einsehen zu können und diese Kontrolle nicht allein dem Gedächtnis von Ehrenamtlichen oder der Verwaltung zu überlassen.
Datenschutz und Schutz personenbezogener Daten
Ein ASD verarbeitet üblicherweise verschiedene personenbezogene Daten seiner Mitglieder. Einige davon können besonders sensibel sein: Gesundheitsinformationen gehören beispielsweise zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten gemäß DSGVO. Es ist daher wichtig, nur die tatsächlich erforderlichen Informationen zu erfassen, den betroffenen Personen die gesetzlich vorgesehenen Informationen bereitzustellen und korrekt festzulegen, wer auf die Daten zugreifen darf.
Safeguarding
Zu den heutigen Pflichten im Sport gehören auch Maßnahmen zum Safeguarding, die dazu dienen, Missbrauch, Gewalt und Diskriminierung vorzubeugen und entgegenzuwirken. Angeschlossene ASDs müssen daher auch organisatorische Modelle, Verhaltenskodizes und weitere Anforderungen beachten, die durch die Sportregelungen und den jeweiligen Verband vorgesehen sind. Die digitale Dokumentenverwaltung ersetzt selbstverständlich nicht die Arbeit von Beratern, Steuerberatern oder anderen Fachleuten, die den Verein unterstützen, kann aber die praktische Umsetzung der vom ASD festgelegten Verfahren deutlich erleichtern.
Die Anforderung des ASD: den Aufnahmeantrag digitalisieren
Im konkreten Fall, der uns vorgelegt wurde, ließ sich eine der ersten Anforderungen sehr einfach formulieren: Wie können wir den Aufnahmeantrag ausfüllen und unterschreiben lassen, ohne Papier zu verwenden? Mit FastReplySignature kann der Verein seine eigene Antragsvorlage vorbereiten, direkt online ausfüllbar machen und eine elektronische Unterschrift für Sportvereine direkt im Dokument erfassen. Das zukünftige Mitglied erhält das Dokument über einen Link, der beispielsweise per E-Mail oder WhatsApp versendet oder über einen QR-Code bereitgestellt werden kann. Über das eigene Smartphone kann die Person:
- die erforderlichen Daten eingeben;
- die im Formular enthaltenen Erklärungen lesen;
- die vom ASD bereitgestellten Informationen einsehen;
- zusätzliche Felder oder Auswahlmöglichkeiten ausfüllen;
- direkt auf dem Bildschirm unterschreiben;
- das Dokument an den Verein übermitteln.
Es ist nicht erforderlich, das Formular auszudrucken, von Hand zu unterschreiben, zu fotografieren oder persönlich in der Geschäftsstelle abzugeben. Das ausgefüllte Dokument bleibt im digitalen Archiv von FastReplySignature verfügbar und kann bei Bedarf jederzeit wiedergefunden werden.
FastReplySignature ersetzt nicht das in der Satzung vorgesehene Aufnahmeverfahren
Dieser Punkt sollte besonders hervorgehoben werden. FastReplySignature ermöglicht es dem ASD, den vom Bewerber online unterschriebenen Aufnahmeantrag zu erfassen. Die tatsächliche Aufnahme muss anschließend nach den in der Vereinssatzung festgelegten Regeln erfolgen. Legt die Satzung beispielsweise fest, dass die Aufnahme vom Vorstand beschlossen werden muss, führt der ASD diesen Schritt weiterhin durch. Die Technologie beseitigt Papier, wiederkehrende Arbeitsschritte und schwer auffindbare Dokumente. Sie ersetzt nicht die Vereinsorgane.
Veranstaltungsanmeldungen ohne Papierformulare
Derselbe ASD hatte noch eine weitere regelmäßig auftretende Anforderung. Im Laufe des Jahres organisiert er Veranstaltungen und Aktivitäten, zu denen sich Mitglieder anmelden müssen. Auch hierfür kann FastReplySignature genutzt werden, um ein spezielles Formular für die jeweilige Veranstaltung vorzubereiten. Das Mitglied erhält den Link, gibt die erforderlichen Daten ein, liest die Bedingungen der Aktivität und bestätigt seine Teilnahme. Dadurch kann die Verwaltung Anmeldungen geordneter erfassen und leicht zugängliche Unterlagen aufbewahren. Das Formular kann außerdem genau die Erklärungen enthalten, die für die jeweilige Veranstaltung tatsächlich notwendig sind, sodass nicht für jede Situation dasselbe allgemeine Dokument verwendet werden muss. Ein ähnliches Beispiel aus dem Sportbereich wird auch in der Erfolgsgeschichte „Anmeldung zu Sportwettkämpfen direkt per Smartphone“ beschrieben, die sich mit der Digitalisierung von Anmeldungen und Dokumenten zur Teilnahme an Wettkämpfen befasst.
Einwilligung für Fotos und Videos während Veranstaltungen
Bei Veranstaltungen, Wettkämpfen, Treffen und anderen Sportaktivitäten werden häufig Fotos und Videos aufgenommen. Der ASD in unserem Beispiel musste deshalb auch diesen Aspekt bei der Anmeldung zu Veranstaltungen berücksichtigen. Mit FastReplySignature kann ein eigener Abschnitt zur Nutzung von Bildern in das Dokument aufgenommen werden. Wichtig ist jedoch, dass die Einwilligung klar formuliert ist. Das Mitglied muss verstehen können, für welche Zwecke die Bilder verwendet werden dürfen und auf welchen Kanälen sie veröffentlicht werden können, beispielsweise auf der Website, in sozialen Netzwerken oder in Werbematerialien des Vereins. Wenn Minderjährige beteiligt sind, muss besonders darauf geachtet werden, wie die Einwilligung eingeholt wird und wer berechtigt ist, sie zu erteilen. Aus diesem Grund sollte die Foto-/Videoeinwilligung klar von den Erklärungen getrennt werden, die zwingend für die Teilnahme an der Veranstaltung erforderlich sind. Ein Formular zu digitalisieren bedeutet also nicht, alles in einer einzigen Zustimmung zusammenzufassen: FastReplySignature ermöglicht es, die verschiedenen Erklärungen übersichtlich zu organisieren.
Verwaltungssoftware für ASD, Mitglieder und ärztliche Atteste
FastReplySignature eignet sich sehr gut für das Ausfüllen, Unterzeichnen und Archivieren von Dokumenten, doch ein ASD muss auch den aktuellen Status seiner Mitglieder im täglichen Betrieb verwalten können. Für diese zweite Anforderung hat sich der Verein für AquaDivePro entschieden. AquaDivePro wurde mit einer starken Spezialisierung auf Vereine und Tauchschulen entwickelt, doch die Funktionen zur Mitgliederverwaltung haben sich auch für die Anforderungen dieses ASD als geeignet erwiesen, obwohl es sich nicht um eine Tauchschule handelt. Die Verwaltungssoftware wird genutzt, um unter anderem folgende Informationen im Blick zu behalten:
- Mitgliederdaten und Mitgliederstatus;
- jährliche Mitgliedschaft;
- Zahlung der Mitgliedsbeiträge;
- Fristen;
- Status und Ablauf ärztlicher Atteste;
- weitere Informationen, die für die tägliche Vereinsverwaltung erforderlich sind.
Insbesondere die Möglichkeit, Status und Ablauf eines ärztlichen Attests zu prüfen, ohne zwangsläufig mehr Gesundheitsdaten als tatsächlich erforderlich zu speichern, kann zu einer geordneteren Verwaltung im Einklang mit dem Grundsatz der Datenminimierung beitragen.
FastReplySignature und AquaDivePro: zwei sich ergänzende Werkzeuge
Die interessante Entscheidung dieses ASD bestand darin, nicht nach einer einzigen Software zu suchen, die alles erledigt, sondern jedes Werkzeug für das einzusetzen, was es am besten kann. FastReplySignature wird genutzt, wenn ein Dokument erstellt, ausgefüllt, unterschrieben und digital aufbewahrt werden muss. AquaDivePro wird dagegen als Verwaltungssoftware eingesetzt, um jederzeit den aktuellen Status des Mitglieds im Blick zu behalten. Die beiden Softwarelösungen verfügen außerdem über eine Integration, mit der die im Aufnahmeantrag eingegebenen Daten automatisch in AquaDivePro übernommen werden können, ohne dass sie manuell abgeschrieben oder erneut eingegeben werden müssen. Dadurch reduziert sich der Verwaltungsaufwand zusätzlich. Das Ergebnis ist ein wesentlich schlankerer Ablauf.
Vom Aufnahmeantrag bis zum Vereinsalltag des Mitglieds
Der Ablauf lässt sich folgendermaßen zusammenfassen: 1. Aufnahmeantrag Der Bewerber erhält den Link zum Antrag, füllt ihn aus und unterschreibt ihn online mit FastReplySignature. 2. Prüfung durch den ASD Der Verein prüft den per E-Mail eingegangenen Antrag und führt das in der Satzung vorgesehene Aufnahmeverfahren durch. Da alle Vorstandsmitglieder auf dasselbe E-Mail-Postfach zugreifen, geht der Antrag gleichzeitig beim gesamten Vorstand ein, wodurch das Verfahren vereinfacht und beschleunigt wird. 3. Mitgliederverwaltung Die für die laufende Verwaltung erforderlichen Informationen werden in AquaDivePro organisiert. Alle Antragsteller werden automatisch gespeichert; wird ein Antrag nicht angenommen, kann der Antragsteller einfach aus der Software gelöscht oder als gesperrt beziehungsweise abgelehnt gekennzeichnet werden. 4. Beiträge und Fristen Die Verwaltung kann Jahresmitgliedschaft, Beiträge, Fristen und ärztliche Atteste leichter kontrollieren. 5. Teilnahme an Veranstaltungen Wird eine Veranstaltung organisiert, kann das Mitglied das FastReplySignature-Formular auf zwei Arten erhalten: über einen an alle Mitglieder versendeten Link, über den das Dokument ausgefüllt werden kann, oder direkt über AquaDivePro. In diesem Fall wird ein personalisiertes Dokument versendet, in dem die Mitgliedsdaten bereits vorausgefüllt sind, da sie im System gespeichert sind. 6. Eventuelle Foto- und Videoeinwilligung Die notwendigen Einwilligungen für Fotos und Videoaufnahmen können innerhalb des Formulars klar und getrennt erfasst werden. 7. Dokumente jederzeit verfügbar Unterschriebene Formulare bleiben digital archiviert und können bei Bedarf jederzeit wieder aufgerufen werden.
Weniger Papier und mehr Zeit für den Verein
Bei vielen ASDs wird die Verwaltung von nur wenigen Personen und sehr häufig von Ehrenamtlichen übernommen. Jede vermeidbare administrative Tätigkeit bedeutet daher zusätzliche Zeit, die dem Sport, den Mitgliedern und der Organisation von Aktivitäten gewidmet werden kann. Mit einem digitalen Prozess lassen sich reduzieren:
- ausgedruckte Formulare und Aktenordner;
- über WhatsApp erhaltene Fotos von Dokumenten;
- über verschiedene E-Mail-Postfächer verstreute Anhänge;
- manuelle Übertragungen;
- die Suche in Papierunterlagen;
- wiederholte Prüfungen von Fristen.
Der wichtigste Vorteil besteht nicht einfach darin, „weniger Papier zu haben“. Entscheidend ist zu wissen, wo sich ein Dokument befindet und welchen Status ein Mitglied hat, wenn diese Information benötigt wird.
Auch für kleine ASDs eine nützliche Lösung
Digitalisierung betrifft nicht nur große Vereine. Gerade ein ASD mit nur wenigen Personen in der Verwaltung kann besonders stark davon profitieren, regelmäßig zeitraubende Arbeitsschritte zu vermeiden. Ein Aufnahmeantrag kann online eingehen. Die Anmeldung zu einer Veranstaltung kann über das Smartphone abgeschlossen werden. Eine Foto- und Videoeinwilligung kann zusammen mit dem Veranstaltungsformular erfasst werden und bleibt dabei klar erkennbar. Beiträge und Fristen können über die Verwaltungssoftware kontrolliert werden. Und unterschriebene Dokumente müssen nicht mehr in einem Aktenordner gesucht werden.
F.A.Q. zur digitalen Verwaltung eines ASD
Kann ein Aufnahmeantrag online ausgefüllt werden?
Ja. Der Antrag kann als digitales Dokument bereitgestellt, online ausgefüllt und unterschrieben werden. Das in der Satzung des jeweiligen Vereins vorgesehene Aufnahmeverfahren muss jedoch weiterhin eingehalten werden.
Wird eine Person durch die Unterschrift unter den Antrag automatisch Mitglied?
Nicht unbedingt. Sieht die Satzung eine Genehmigung durch den Vorstand oder eine andere beauftragte Stelle vor, muss die Aufnahme nach diesem Verfahren abgeschlossen werden.
Ist FastReplySignature eine Verwaltungssoftware für ASDs?
Nein. FastReplySignature wurde entwickelt, um online ausfüllbare Dokumente zu erstellen, elektronische Unterschriften zu erfassen und unterschriebene Dokumente zu organisieren. Für die operative Verwaltung von Mitgliedern, Beiträgen und Fristen kann es mit einer Verwaltungssoftware wie AquaDivePro kombiniert werden.
Kann FastReplySignature auch für Veranstaltungsanmeldungen genutzt werden?
Ja. Für jede Veranstaltung kann ein eigenes Dokument erstellt werden, in dem die notwendigen Informationen und Erklärungen erfasst werden und die Teilnahme direkt online bestätigt werden kann.
Kann auch die Foto- und Videoeinwilligung in das Veranstaltungsformular aufgenommen werden?
Ja, sofern die Informationen klar sind und die Einwilligung korrekt in Bezug auf Zweck und Verwendungskanäle der Bilder ausgestaltet wird. Bei Minderjährigen sind zusätzliche Vorsichtsmaßnahmen erforderlich.
Benötigen alle Mitglieder eines ASD ein ärztliches Attest?
Das hängt von der ausgeübten Tätigkeit ab. Für Wettkampfsport ist eine besondere medizinische Bescheinigung erforderlich; auch für viele nicht wettkampforientierte Sportaktivitäten besteht eine entsprechende Pflicht mit einigen Ausnahmen. Der ASD muss daher die für seine Sportart und seine Mitglieder geltenden Regeln prüfen.
Einen ASD digitalisieren – beginnend mit den täglich genutzten Dokumenten
Es ist nicht notwendig, die gesamte Arbeitsweise des Vereins von einem Tag auf den anderen zu verändern. Man kann mit den am häufigsten verwendeten Dokumenten beginnen. Einem Aufnahmeantrag. Einem Formular zur Teilnahme an einer Veranstaltung. Einer Einverständniserklärung oder Foto- und Videoeinwilligung. Mit FastReplySignature können diese Dokumente über einen Link versendet, auf dem Smartphone ausgefüllt und unterschrieben sowie in einem digitalen Archiv gespeichert werden. In Kombination mit einer Verwaltungssoftware wie AquaDivePro kann der Verein außerdem Mitglieder, Beiträge, Atteste und Fristen organisieren.
