Iscrizione soci ASD online: dalla domanda di ammissione agli eventi con FastReplySignature
Gestire un’Associazione Sportiva Dilettantistica significa occuparsi dello sport, delle attività e delle persone, ma anche di una serie di documenti che devono essere raccolti, organizzati e conservati con attenzione.
Qualche giorno fa siamo stati contattati proprio da una ASD, Associazione Sportiva Dilettantistica, che cercava un sistema semplice per digitalizzare due attività molto frequenti:
- la domanda di ammissione a socio;
- l’iscrizione agli eventi organizzati dall’associazione, compresa l’eventuale autorizzazione all’utilizzo di foto e video.
L’obiettivo era eliminare moduli cartacei, documenti inviati avanti e indietro e informazioni sparse tra email, messaggi e faldoni.
La soluzione scelta è stata FastReplySignature per la compilazione e la firma online dei documenti, affiancato da AquaDivePro per la gestione operativa dei soci, delle quote associative, delle scadenze e dei certificati medici.
Due strumenti diversi, utilizzati per due esigenze complementari.
Che cos’è una ASD?
ASD significa Associazione Sportiva Dilettantistica.
È una forma associativa utilizzata per organizzare e svolgere attività sportiva dilettantistica senza finalità di lucro.
Una ASD non è però semplicemente un gruppo di persone che pratica uno sport.
Deve avere un atto costitutivo e uno statuto conformi alla normativa, prevedere regole precise per il proprio funzionamento e svolgere effettivamente attività sportiva dilettantistica.
Lo statuto disciplina, tra le altre cose, le modalità di partecipazione degli associati, gli organi dell’associazione, la rappresentanza, l’assenza di finalità lucrative, l’approvazione del rendiconto e le regole da seguire in caso di scioglimento.
Per ottenere il riconoscimento della propria natura sportiva dilettantistica, l’associazione deve inoltre rispettare le procedure previste dal sistema sportivo e dal Registro nazionale delle attività sportive dilettantistiche, RASD.
Per questo motivo una corretta gestione dei soci e dei relativi documenti è una parte importante della vita quotidiana di una ASD.
Quali sono alcuni dei principali adempimenti di una ASD?
Gli obblighi possono cambiare in base al tipo di associazione, allo sport praticato, all’affiliazione, alle attività svolte e all’eventuale presenza di lavoratori o collaboratori.
Ci sono però alcuni aspetti che ricorrono frequentemente nella gestione di una ASD.
Domanda di ammissione dei nuovi soci
Chi desidera diventare socio presenta una domanda di ammissione secondo le modalità previste dallo statuto dell’associazione.
È importante fare una distinzione.
Compilare e firmare una domanda non significa necessariamente essere diventati automaticamente soci.
Se lo statuto prevede che la domanda debba essere valutata e accettata dal Consiglio Direttivo o da un altro soggetto delegato, l’associazione dovrà completare anche questo passaggio.
FastReplySignature permette quindi di digitalizzare la raccolta della domanda, ma non modifica le regole associative previste dallo statuto.
Ed è proprio questa distinzione a rendere il processo digitale semplice senza stravolgere il funzionamento dell’ASD.
Gestione dei soci e delle quote associative
Una volta ammesso il socio, l’associazione deve poter sapere con facilità chi fa parte dell’ASD e, quando previsto, verificare lo stato della quota associativa annuale.
Avere una situazione aggiornata evita di affidarsi a fogli Excel diversi, appunti, messaggi o verifiche manuali ogni volta che serve un’informazione.
Certificati medici
In base all’attività sportiva svolta può essere necessario verificare la presenza e la validità del certificato medico.
Per l’attività agonistica il certificato previsto dalla normativa è obbligatorio; anche nell’attività sportiva non agonistica sono previsti obblighi, con specifiche eccezioni.
Per una ASD è quindi molto utile poter vedere immediatamente la scadenza del certificato medico ed evitare che questo controllo venga affidato soltanto alla memoria dei volontari o della segreteria.
Privacy e protezione dei dati personali
Una ASD tratta normalmente diversi dati personali dei propri associati.
Alcuni possono essere particolarmente delicati: le informazioni relative alla salute, per esempio, rientrano nelle categorie particolari di dati previste dal GDPR.
È quindi importante raccogliere soltanto le informazioni realmente necessarie, fornire agli interessati le informazioni previste dalla normativa e stabilire correttamente chi può accedere ai dati.
Safeguarding
Tra gli adempimenti che oggi riguardano il mondo sportivo rientrano anche quelli relativi al safeguarding, introdotti per prevenire e contrastare abusi, violenze e discriminazioni.
Le ASD affiliate devono quindi prestare attenzione anche ai modelli organizzativi, ai codici di condotta e agli altri adempimenti previsti dalla disciplina sportiva e dal proprio organismo di affiliazione.
La gestione digitale della documentazione non sostituisce naturalmente il lavoro del consulente, del commercialista o degli altri professionisti che seguono l’associazione, ma può rendere molto più semplice applicare nella pratica le procedure definite dalla ASD.
La necessità della ASD: digitalizzare la domanda di ammissione a socio
Nel caso concreto che ci è stato sottoposto, una delle prime esigenze era molto semplice da spiegare:
come possiamo far compilare e firmare la domanda di ammissione a socio senza utilizzare carta?
Con FastReplySignature l’associazione può predisporre il proprio modello di domanda e renderlo compilabile direttamente online.
Il futuro socio riceve il documento tramite un link, che può essere inviato ad esempio via email o WhatsApp oppure reso disponibile attraverso un QR Code.
Dal proprio smartphone può:
- inserire i dati richiesti;
- leggere le dichiarazioni presenti nel modulo;
- prendere visione delle informazioni predisposte dalla ASD;
- compilare eventuali campi o scelte;
- firmare direttamente sullo schermo;
- inviare il documento all’associazione.
Non è necessario stampare il modulo, firmarlo a penna, fotografarlo o consegnarlo personalmente in segreteria.
Il documento compilato rimane disponibile nell’archivio digitale di FastReplySignature e può essere ricercato quando necessario.
FastReplySignature non sostituisce la procedura di ammissione prevista dallo statuto
Questo punto merita di essere sottolineato.
FastReplySignature permette alla ASD di raccogliere online la domanda di ammissione firmata dal candidato socio.
L’effettiva ammissione deve poi seguire le regole indicate nello statuto dell’associazione.
Se, per esempio, lo statuto stabilisce che l’ammissione deve essere deliberata dal Consiglio Direttivo, la ASD continuerà a effettuare questo passaggio.
La tecnologia elimina carta, passaggi ripetitivi e documenti difficili da trovare.
Non sostituisce gli organi dell’associazione.
Iscrizioni agli eventi senza moduli cartacei
La stessa ASD aveva anche un’altra esigenza ricorrente.
Durante l’anno organizza eventi e attività ai quali i soci devono iscriversi.
Anche in questo caso FastReplySignature può essere utilizzato per predisporre un modulo specifico per l’evento.
Il socio riceve il link, inserisce i dati richiesti, prende visione delle condizioni dell’attività e conferma la propria partecipazione.
Questo permette alla segreteria di raccogliere le iscrizioni in maniera più ordinata e di avere una documentazione facilmente consultabile.
Il modulo può inoltre comprendere le dichiarazioni realmente necessarie per quello specifico evento, evitando di utilizzare documenti generici uguali per qualsiasi situazione.
Autorizzazione per foto e video durante gli eventi
Durante manifestazioni, gare, incontri e altre attività sportive è molto frequente realizzare fotografie e video.
La ASD del nostro caso aveva quindi la necessità di gestire anche questo aspetto durante l’iscrizione agli eventi.
Con FastReplySignature è possibile inserire nel documento una sezione specifica relativa all’utilizzo delle immagini.
È però importante che l’autorizzazione sia formulata con chiarezza.
Il socio deve poter capire per quali finalità possono essere utilizzate le immagini e su quali canali potrebbero essere pubblicate, ad esempio sito internet, social network o materiale promozionale dell’associazione.
Quando l’attività coinvolge minori occorre prestare ancora maggiore attenzione alle modalità con cui viene raccolta l’autorizzazione e alle persone legittimate a fornirla.
Per questo motivo è preferibile mantenere l’autorizzazione foto/video chiaramente distinguibile dalle dichiarazioni strettamente necessarie per partecipare all’evento.
In altre parole, digitalizzare un modulo non significa mettere tutto dentro un’unica accettazione: FastReplySignature permette di organizzizzare le diverse dichiarazioni in modo più chiaro.
Un gestionale per soci, scadenze, quote e certificati medici
FastReplySignature risolve molto bene la parte relativa a compilazione, firma e archiviazione dei documenti, ma una ASD ha anche bisogno di gestire quotidianamente la situazione dei propri associati.
Per questa seconda esigenza l’associazione ha scelto AquaDivePro.
AquaDivePro nasce con una forte specializzazione nel mondo delle associazioni e delle scuole subacquee, ma le sue funzionalità di gestione dei soci si sono rivelate adatte anche alle necessità di questa ASD, pur non trattandosi di una scuola di sub.
Il gestionale viene utilizzato per tenere sotto controllo informazioni come:
- anagrafica e situazione dei soci;
- iscrizione annuale;
- pagamento delle quote;
- scadenze;
- stato e scadenza dei certificati medici;
- altre informazioni necessarie alla gestione quotidiana dell’associazione.
In particolare, poter verificare lo stato e la scadenza del certificato medico senza dover necessariamente conservare più informazioni sanitarie di quelle realmente utili può contribuire a una gestione più ordinata e coerente con il principio di minimizzazione dei dati.
FastReplySignature e AquaDivePro: due strumenti complementari
La scelta interessante fatta da questa ASD è stata quella di non cercare un unico software che facesse tutto, ma utilizzare ogni strumento per ciò che sa fare meglio.
FastReplySignature viene utilizzato quando serve predisporre un documento, farlo compilare, raccogliere una firma e conservarlo digitalmente.
AquaDivePro viene invece utilizzato come gestionale per avere sotto controllo la situazione aggiornata dell’associato.
I due software dispongono inoltre di un’integrazione che consente di riportare automaticamente in AquaDivePro i dati inseriti nel documento di ammissione a socio, senza doverli trascrivere o reinserire manualmente, riducendo così ulteriormente le attività operative.
Il risultato è un processo molto più lineare.
Dalla domanda di ammissione alla vita quotidiana del socio
Il flusso può essere riassunto così:
1. Domanda di ammissione
Il candidato riceve il link alla domanda, la compila e la firma online con FastReplySignature.
2. Verifica da parte della ASD
L’associazione controlla la domanda ricevuta via email e completa la procedura di ammissione prevista dal proprio statuto. Poiché tutti i membri del direttivo consultano la stessa casella di posta, la domanda arriva contemporaneamente a tutto il direttivo, facilitando e velocizzando la procedura.
3. Gestione del socio
Le informazioni necessarie alla gestione ordinaria vengono organizzate nel gestionale AquaDivePro. Tutti i richiedenti vengono memorizzati automaticamente; se una richiesta non viene accettata, è sufficiente cancellare il richiedente dal software oppure contrassegnarlo come sospeso o rifiutato.
4. Quote e scadenze
La segreteria può controllare più facilmente iscrizione annuale, quote, scadenze e certificati medici.
5. Partecipazione agli eventi
Quando viene organizzato un evento, il socio può ricevere il modulo FastReplySignature in due modalità: tramite un link inviato a tutti i soci, che consente di compilare il documento, oppure direttamente da AquaDive, che invia un documento personalizzato con i dati dell’associato già preimpostati, poiché sono già presenti nel database.
6. Eventuale autorizzazione foto e video
All’interno del modulo possono essere raccolte, in maniera chiara e distinta, le autorizzazioni necessarie per fotografie e riprese.
7. Documenti sempre consultabili
I moduli firmati rimangono archiviati digitalmente e possono essere recuperati in caso di necessità.
Meno carta e più tempo per l’associazione
Per molte ASD la segreteria viene gestita da poche persone e, molto spesso, da volontari.
Ogni attività amministrativa evitabile significa quindi tempo che può essere dedicato allo sport, agli associati e all’organizzazione delle attività.
Con un processo digitale diventa possibile ridurre:
- moduli stampati e faldoni;
- fotografie di documenti ricevute tramite WhatsApp;
- allegati sparsi nelle caselle email;
- trascrizioni manuali;
- ricerche tra documenti cartacei;
- verifiche ripetitive sulle scadenze.
Il vantaggio più importante non è semplicemente “avere meno carta”.
È sapere dove si trova un documento e qual è la situazione di un socio quando quell’informazione serve.
Una soluzione utile anche per ASD di piccole dimensioni
La digitalizzazione non riguarda soltanto le grandi associazioni.
Anzi, una ASD con poche persone in segreteria può ottenere un beneficio ancora maggiore eliminando operazioni che ogni settimana sottraggono tempo.
La domanda di ammissione può arrivare online.
L’iscrizione a un evento può essere completata da smartphone.
L’autorizzazione foto e video può essere raccolta insieme al modulo dell’evento, mantenendola chiaramente identificabile.
Le quote e le scadenze possono essere verificate attraverso il gestionale.
E i documenti firmati non devono più essere cercati all’interno di un faldone.
F.A.Q. sulla gestione digitale di una ASD
Una domanda di ammissione a socio può essere compilata online?
Sì. La domanda può essere predisposta come documento digitale, compilata e firmata online. È però necessario rispettare la procedura di ammissione prevista dallo statuto della singola associazione.
La firma della domanda rende automaticamente la persona socio?
Non necessariamente. Se lo statuto prevede un’approvazione da parte del Consiglio Direttivo o di un soggetto delegato, l’ammissione deve essere completata secondo quella procedura.
FastReplySignature è un gestionale per ASD?
No. FastReplySignature è pensato per creare documenti compilabili online, raccogliere firme elettroniche e organizzare i documenti firmati.
Per la gestione operativa dei soci, delle quote e delle scadenze può essere affiancato a un gestionale come AquaDivePro.
Si può utilizzare FastReplySignature anche per l’iscrizione agli eventi?
Sì. È possibile creare un documento specifico per ogni evento, raccogliendo le informazioni e le dichiarazioni necessarie e facendo confermare la partecipazione direttamente online.
Nel modulo dell’evento si può inserire anche l’autorizzazione per foto e video?
Sì, purché l’informazione sia chiara e l’autorizzazione venga impostata correttamente rispetto alle finalità e ai canali di utilizzo delle immagini. Nel caso di minori sono necessarie cautele ulteriori.
Tutti i soci di una ASD devono avere un certificato medico?
Dipende dall’attività svolta. Per l’attività agonistica è prevista la certificazione medica specifica; anche per molte attività sportive non agonistiche è richiesta una certificazione, con alcune eccezioni. La ASD deve quindi verificare le regole applicabili alla propria disciplina e ai propri tesserati.
Digitalizzare una ASD partendo dai documenti che si usano ogni giorno
Non è necessario cambiare tutto il modo di lavorare dell’associazione da un giorno all’altro.
Si può iniziare dai documenti più utilizzati.
Una domanda di ammissione a socio.
Un modulo per partecipare a un evento.
Una liberatoria o un’autorizzazione foto e video.
Con FastReplySignature questi documenti possono essere inviati tramite link, compilati e firmati da smartphone e conservati in un archivio digitale.
E affiancando FastReplySignature a un gestionale come AquaDivePro, l’associazione può organizzare anche soci, quote, certificati e scadenze.
